Privacyverklaring

Privacyverklaring Van Harten

Van Harten vindt de bescherming van persoonsgegevens belangrijk. Daarom verwerken wij uw gegevens met de grootst mogelijke zorgvuldigheid en volgens de richtlijnen van de Algemene verordening gegevensbescherming (Avg)/General Data Protection Regulation (GDPR), die vanaf 25 mei 2018 gehandhaafd wordt. In deze privacyverklaring kunt u hierover meer lezen.

Wie zijn wij:

Deze privacyverklaring is van toepassing op de volgende entiteit:

• Van Harten Amersfoort B.V., Hanzeboulevard 24, 3825 PH Amersfoort KvK inschrijving: 31010315

Deze privacyverklaring is alleen van toepassing voor bovengenoemde entiteiten en geldt niet voor BMW Group Nederland en de gelieerde entiteiten BMW Nederland B.V., BMW Financial Services B.V. en BMW Holding B.V. Rijswijk of voor andere BMW-, MINI- en Motorradcontractpartners. Op de websites van deze entiteiten treft u hun eigen privacyverklaring aan.

Uw contactpersoon bij Van Harten is:

Van Harten

t.a.v. Contactpersoon GDPR

ict@van-poelgeest.nl

020 – 503 23 00

Postbus 90

1180 AB Amstelveen

Wat is een persoonsgegeven

Een persoonsgegeven is alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. U kunt hierbij denken aan uw naam en adres. Maar ook gegevens als uw kenteken of het chassisnummer van uw auto zijn (indirecte) persoonsgegevens, omdat wij ze kunnen herleiden naar u als persoon.

Grondslag van de verwerking

De Algemene verordening gegevensbescherming geeft in artikel 6 aan dat er een grondslag voor de verwerking van persoonsgegevens moet zijn. Zonder grondslag mogen er geen persoonsgegevens verwerkt worden. De Algemene verordening gegevensbescherming kent de volgende grondslagen:

• De uitvoering van een overeenkomst
• Een wettelijke verplichting
• Een gerechtvaardigd belang
• Toestemming
• Vitaal belang
• Vervulling van taak van algemeen belang/openbaar gezag

Bij de uitvoering van een overeenkomst is de vastlegging van persoonsgegevens toegestaan indien er sprake is van o.a. een proefrit, de koop of het onderhoud van een voertuig, de bestelling van onderdelen, het uitvoeren van garantiewerkzaamheden, het afhandelen van schade of het wisselen van winter/zomerbanden. Ook de deelname aan een evenement waarvoor u zich heeft ingeschreven valt onder uitvoering overeenkomst.

Onder een wettelijke verplichting valt bijvoorbeeld de tenaamstelling van een voertuig, de verplichting om technische terugroepacties te melden of de financiële bewaarplicht van facturen van 7 jaar.

Bij een gerechtvaardigd belang kunnen we denken aan direct marketing (voor bestaande klanten) of een uitnodiging voor een event (voor bestaande klanten), maar ook aan een offerte voor een nieuw voertuig of onderhoud (wanneer u nog geen klant bent bij ons) of aan cameratoezicht (diefstalpreventie).

Toestemming wordt gehanteerd indien er geen andere rechtsgrond van toepassing is.

De verwerking van persoonsgegevens bij vitaal belang speelt wanneer er een ernstig gevaar is voor de gezondheid van de klant of van derden.

De vervulling van een taak van algemeen belang (bijvoorbeeld volksgezondheid of sociale bescherming) of de uitoefening van openbaar gezag (overheidsinstanties of overheidsorganen) is op ons niet van toepassing.

Doel en persoonsgegevens

De Algemene verordening gegevensbescherming geeft in artikel 5.1.b aan dat er een doel moet zijn om persoonsgegevens te verzamelen en te verwerken. 

Er zijn verschillende doelen waarvoor wij jouw persoonsgegevens kunnen verwerken. Dit zijn onder andere:

• U maakt een proefrit bij ons of huurt een voertuig bij ons (grondslag overeenkomst).
• U laat een offerte voor de aanschaf van een voertuig maken (grondslag gerechtvaardigd belang).
• U koopt een voertuig bij ons (grondslag overeenkomst).
• U laat een voertuig door ons onderhouden (grondslag overeenkomst).
• U laat schade aan uw voertuig herstellen (grondslag overeenkomst).
• U bestelt onderdelen bij ons (grondslag overeenkomst).
• U laat winter- en zomerbanden wisselen bij ons (grondslag overeenkomst).
• U neemt deel aan een enquête over onze dienstverlening (grondslag gerechtvaardigd belang)
• U wilt informatie over onze diensten en producten (grondslag gerechtvaardigd belang).
• U wilt onze nieuwsbrief ontvangen (grondslag gerechtvaardigd belang).
• U wilt uitgenodigd worden voor events (grondslag gerechtvaardigd belang).
• U neemt deel aan een event waarvoor u zich heeft ingeschreven (grondslag overeenkomst).

Indien u een overeenkomst met ons heeft of wij in de precontractuele fase van een overeenkomst zijn (offerte), dan hebben wij het gerechtvaardigd belang u informatie over onze producten en diensten (direct marketing) en bedrijf (nieuwsbrieven) te versturen. Tevens mogen wij u uitnodigen voor events, waarbij wij op basis van gerichte informatie die u ons heeft gegeven het passende event voor u kiezen. Indien u deze informatie niet wilt ontvangen, dan kunt u hiervoor bezwaar bij ons indienen (zie recht van bezwaar).

Wanneer wij geen overeenkomst met u hebben of ons niet in de precontractuele fase van een overeenkomst bevinden, dan mogen wij u alleen op basis van toestemming informatie over onze producten of diensten (direct marketing) of bedrijf (nieuwsbrief) toesturen. Tevens nodigen wij u alleen op basis van toestemming voor events uit. Indien u dit niet wilt, dan kunt u te allen tijde uw toestemming intrekken (zie toestemming intrekken). 

Welke persoonsgegevens

De volgende categorieën van persoonsgegevens worden van u vastgelegd:

• Contactgegevens: Geslacht, naam, adres, telefoonnummer(s), e-mailadres.
• Contractgegevens: klantnummer, Teleservices contractgegevens, betalingsgegevens.
• Transactiegegevens en interactiegegevens: informatie over aankopen van producten en diensten, enquêtes en klanttevredenheidsgegevens.
• Andere persoonlijke gegevens: geboortedatum, hobby’s en andere persoonlijke voorkeuren.
• Gebruik van website en communicatie: informatie over hoe u de website gebruikt inclusief informatie die is verzameld door middel van cookies en andere volgtechnieken (zie Cookiebeleid).
• Gegevens van voertuigfuncties en –instellingen: informatie over de functies en huidige instellingen van uw voertuig (geïdentificeerd op basis van het voertuigidentificatienummer, zoals BMW Teleservices en BMW ConnectedDrive diensten).

Kopie identiteitsbewijs

• T.b.v. een proefrit of de verhuur van een voertuig zullen wij uw rijbewijs controleren op geldigheid. Wij hoeven geen kopie te maken.
• T.b.v. de tenaamstelling van een voertuig mogen wij u om uw identiteitsbewijs vragen. Wij controleren deze, maar zullen hiervan geen kopie maken. Zonder inzage in uw identiteitsbewijs, kunnen wij het voertuig niet tenaamstellen.
• T.b.v. wettelijke bepalingen, zoals onder andere de Wwft, kunnen wij genoodzaakt zijn een kopie van uw identiteitsbewijs te maken en deze gedurende de wettelijke termijn te bewaren.

Cameratoezicht

Onze vestigingen zijn voorzien van camera’s. Wij vinden dit belangrijk voor de veiligheid van u en uw voertuig, onze medewerkers en onze voertuigen.  De camerabeelden worden na 3 maanden verwijderd. We bewaren de camerabeelden langer als deze nodig zijn voor bijvoorbeeld een politieonderzoek na een diefstal of een ander incident. 

Gegevens over uw voertuig

• Kenteken
• Chassisnummer
• Merk en model
• Opties en accessoires
• Onderhoudshistorie
• Eigendomshistorie (tenaamstelling)

Gegevens in uw voertuig

In uw voertuig zijn ook gegevens aanwezig. Hieronder vindt u de categorieën van deze gegevens, met daarna een beschrijving per categorie.

• Operationele voertuiggegevens
• Onlinediensten
• Onlinediensten van BMW
• Diensten van derden.
• Gegevens t.b.v. lokalisering van het voertuig. 

Operationele voertuiggegevens:
Deze gegevens bestaan uit: 

Afhankelijk van de technische middelen wordt opgeslagen:

• bedrijfstoestanden van systeemonderdelen (vulniveaus, bandenspanning, accustatus);
• storingen en defecten in belangrijke systeemonderdelen (remmen, licht);
• reacties van systemen in bijzondere rijsituaties (activering airbag, activering
  stabiliteitscontrole);
• informatie m.b.t. gebeurtenissen die het voertuig schade toebrengen;
• bij elektrische auto’s: laadtoestand van hoog-voltage-accu, geschatte actieradius.
  
  Deze gegevens worden in de volgende gevallen opgeslagen:
• in bijzondere situaties, bijvoorbeeld wanneer het voertuig een storing heeft gedetecteerd;
• bij reparaties en onderhoud kunnen de opgeslagen operationele gegevens in combinatie met het chassisnummer worden uitgelezen door werknemers van Van Harten of derden (storingsdiensten);
• bij garantie en maatregelen op het gebied van kwaliteitsbewaking kunnen opgeslagen operationele gegevens ook worden uitgelezen en gebruikt.

In de regel worden deze gegevens uitgelezen door gebruik te maken van de wettelijke voorgeschreven verbinding voor On-Board Diagnosis (OBD) in het voertuig zelf. De uitgelezen operationele gegevens documenteren de technische toestand van het voertuig of van de afzonderlijke onderdelen. Deze gegevens helpen bij diagnose, naleving van garantieverplichtingen en kwaliteitsverbeteringen. Deze informatie en informatie m.b.t. de belasting van onderdelen, technische gebeurtenissen, verkeerde bediening en andere fouten, worden samen met het chassisnummer doorgestuurd naar de importeur BMW Group Nederland en de fabrikant BMW AG in München (Duitsland).

BMW is ook aansprakelijk voor zijn producten. Hiervoor worden ook de operationele gegevens van de voertuigen gebruikt, bijvoorbeeld voor de terugroepcampagnes. Deze gegevens kunnen ook worden gebruikt om de garantieaanspraken en aanspraken op verbeteringen van klanten achteraf te controleren.

Functiegeheugens in het voertuig kunnen tijdens reparaties of onderhoud op uw verzoek worden gereset.

Onlinediensten

Als uw voertuig verbinding heeft met een mobiel telefoonnetwerk, dan kunnen met deze verbinding gegevens worden uitgewisseld tussen uw voertuig en andere systemen. De verbinding met het mobiele telefoonnetwerk wordt mogelijk gemaakt door de eigen zender en ontvanger van het voertuig of het mobiele apparaat (zoals een smartphone) dat u meeneemt in het voertuig. Over dit mobiele telefoonnetwerk kunnen online functies worden gebruikt. Dit omvat online diensten en applicaties/apps die worden geleverd door de fabrikant of andere aanbieders.

Onlinediensten van BMW

Met betrekking tot de online diensten van BMW worden de respectievelijke functies op geschikte plaatsen door BMW beschreven (zoals het handboek eigenaar, de BMW Driver’s Guide App, de websites van BMW) met de bijbehorende informatie in overeenstemming met de privacywetgeving. Persoonsgegevens kunnen worden gebruikt om online diensten te leveren. Dit zijn bijvoorbeeld BMW IT-systemen die specifiek voor dit doel zijn ontwikkeld.
Elke verzameling, verwerking of gebruik van persoonsgegevens die/dat verder gaat dan deze dienstverlening, vindt uitsluitend plaats op een van de volgende grondslagen: wettelijke verplichting (bijvoorbeeld wettelijk voorgeschreven noodoproepsysteem e-Call), een overeenkomst of een verleende toestemming.

Diensten van derden

Als u diensten van andere aanbieders (derden) gebruikt, dan vallen deze diensten onder de verantwoordelijkheid van de respectievelijke aanbieder en zijn deze onderworpen aan de voorwaarden voor gegevensbescherming en gebruiksvoorwaarden van deze aanbieder. Wij hebben geen invloed op de via deze dienst uitgewisselde inhoud.

Wij raden u daarom aan informatie te verkrijgen van deze derde dienstverlener met betrekking tot de aard, het toepassingsgebied en het doel van de verzameling en het gebruik van persoonsgegevens in het kader van de diensten van deze derden.

Gegevens over de locatie van uw voertuig of mobiele apparaat 

BMW kan deze locatiegegevens ontvangen tijdens het verstrekken van BMW ConnectedDrive diensten en de BMW Connected App. Deze gegevens worden, in overeenstemming met de gedetailleerde beschrijvingen van de diensten en veiligheidsmaatregelen voor locatiegegevens gebruikt.

Ontvangers en categorieën van ontvangers

Dit zijn partijen aan wie wij uw persoonsgegevens doorsturen. Dit zijn overheidsinstanties als:

• Dienst Wegverkeer (RDW)
• Belastingdienst

Indien u bij ons een financiering en/of verzekering heeft aangevraagd, worden uw gegevens onder andere gedeeld met:

• BMW Financial Services
• Uw verzekeringsmaatschappij

Ook de importeur BMW Group Nederland ontvangt uw persoonsgegevens t.b.v. het uitvoeren van enquêtes over producten en diensten die zijn ontwikkeld door BMW en t.b.v. de BMW- of MINI-Servicecard. In het eerste contact zal BMW Group Nederland u nadere informatie geven over deze verwerking van persoonsgegevens.

Beveiligingsmaatregelen

Wanneer wij uw persoonsgegevens verwerken, dan maken wij gebruik van passende technische en organisatorische maatregelen.

Derde landen of internationale organisaties

Wij maken onderdeel uit van de BMW-organisatie, welke wereldwijd opereert. Bij voorkeur worden uw persoonsgegevens binnen de Europese Unie (EU) verwerkt.

Wanneer gegevens buiten de EU worden verwerkt, dan gebruikt BMW-standaardcontracten én passende technische en organisatorische maatregelen om te waarborgen dat uw gegevens op hetzelfde niveau van gegevensbescherming worden verwerkt als binnen de EU.

Ook zijn er landen buiten de EU, zoals bijvoorbeeld Zwitserland waarbij de EU heeft vastgesteld dat het niveau van gegevensbescherming gelijk is aan dat van de EU (adequaatheidsbesluit). Voor deze landen zijn dan geen speciale contracten nodig.

Wanneer u wilt weten in welke landen uw persoonsgegevens verwerkt worden, kunt u met ons contact opnemen.

Bewaartermijn persoonsgegevens

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan de wettelijke of fiscale bewaartermijn. De financiële bewaartermijn is 7 jaar. Indien er geen wettelijke bewaartermijn is, dan hanteren wij een bewaartermijn tot maximaal 5 jaar na laatste contact- of voertuigdatum.

Indien wij uw persoonsgegevens hebben ontvangen voor het maken van een offerte of om u van andere informatie te voorzien en u heeft nooit iets bij ons gekocht, dan bewaren wij uw gegevens maximaal 2 jaar.  Als u na deze periode ook op de hoogte gehouden wilt worden van onze producten en diensten, dan hebben wij uw toestemming nodig en dienen wij deze toestemming aantoonbaar te registreren.

Uw rechten als klant

Wanneer er persoonsgegevens van u verwerkt worden heeft u ook rechten volgens de Algemene verordening gegevensbescherming. Deze rechten zijn:

• Recht op informatie:
  
• Op het moment dat wij uw persoonsgegevens verzamelen zijn wij verplicht u te laten weten:
  • wie wij zijn;
  • welke gegevens wij van uw verwerken;
  • met welk doel wij deze gegevens verwerken;
  • aan wie wij de gegevens verstrekken;
  • hoe lang we de gegevens bewaren;
  • hoe we de gegevens beveiligen;
• welke rechten u heeft.
  Wij zullen u dit bekend maken door u te verwijzen naar onze privacyverklaring.
  
  Recht op inzage:
• U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien. Het gaat hierbij om de volgende gegevens:
  • de persoonsgegevens die wij van u verwerken
  • met welk doel wij deze verwerken
  • aan wie wij de gegevens hebben verstrekt
  • van wie we de gegevens hebben gekregen
  • hoe lang we de gegevens bewaren.  
• De inzage krijgt u door mee te kijken in onze systemen of door een overzicht van ons te ontvangen.
  
  Verzoek om rectificatie:
  Wanneer wij niet correcte of niet volledige gegevens van u hebben, heeft u het recht deze te laten corrigeren. Wij zullen deze gegevens aanpassen en de correcties ook doorgeven aan derde partijen die uw gegevens hebben.
  
• Verzoek om gegevens te wissen:
  U heeft het recht dat wij uw persoonsgegevens verwijderen. Aan dit verzoek zullen wij voldoen als:
  • wij de gegevens niet langer nodig hebben voor het doel waarvoor ze verzameld zijn;u uw toestemming intrekt om de gegevens te gebruiken (bij de grondslag toestemming);
  wij de persoonsgegevens voor een ander doel gebruiken dan oorspronkelijk aangegeven;
  wanneer u bezwaar maakt tegen de verwerking en dit na belangenafweging gegrond blijkt.
  
• Recht van bezwaar:
  U kunt bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens wanneer wij de gegevens verwerken op grond van ‘gerechtvaardigd belang’ of wanneer u bezwaar maakt tegen direct marketing. In het laatste geval zullen wij de direct marketing onmiddellijk stopzetten. In alle andere gevallen zullen wij eerst een belangenafweging maken.
  
• Recht van beperking:
  U heeft het recht om de verwerking van uw gegevens tijdelijk stop te zetten wanneer:
  • u de juistheid van uw gegevens ter discussie stelt;de verwerking onrechtmatig is;
  • wij de persoonsgegevens niet meer nodig hebben, maar u heeft ze nodig voor een rechtsvordering;
• u bezwaar heeft gemaakt tegen de verwerking en dit verzoek nog in behandeling is.
  
• Recht op dataportabiliteit:
  U heeft het recht om uw gegevens in een digitaal bestand van ons te krijgen als u daar om vraagt. Dit geldt alleen voor de gegevens die wij van u verwerken met de grondslag overeenkomst of toestemming.

Voor alle bovengenoemde rechten geldt dat wij moeten kunnen vaststellen dat het verzoek daadwerkelijk van u komt. Dit doen wij aan de hand van controlevragen of in het uiterste geval vragen wij u om naar onze vestiging te komen om u te legitimeren. Dit doen wij omdat wij natuurlijk niet willen dat uw gegevens in de handen van een onbevoegde persoon vallen.

U kunt het verzoek tot bovengenoemde rechten indienen via de contactgegevens aan het begin van deze verklaring.

Wij zullen u een (schriftelijke) bevestiging geven van uw verzoek. Wij zullen binnen 30 dagen aan uw verzoek voldoen. Wanneer wij meer tijd nodig hebben, zullen wij u dit binnen 30 dagen laten weten. De termijn waarin wij aan uw verzoek moeten voldoen, kan dan met maximaal 2 maanden worden verlengd.

Wanneer wij niet aan uw verzoek kunnen voldoen, zullen wij u dit met een schriftelijke motivatie laten weten.

Toestemming intrekken

Wanneer wij uw gegevens verwerken op de grondslag toestemming, dan kunt u deze toestemming te allen tijde intrekken. U kunt dit kenbaar maken via de contactgegevens aan het begin van deze verklaring.

Het intrekken van de toestemming heeft geen terugwerkende kracht. Dit betekent dat alle verwerkingen van persoonsgegevens die wij eerder op basis van toestemming hebben uitgevoerd rechtmatig blijven.

Wanneer u uw toestemming intrekt, zal de verwerking door ons worden gestaakt, tenzij deze wegens een wettelijke verplichting noodzakelijk is.

Klacht indienen

Als u vragen heeft of een klacht wilt indienen met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens, dan kunt contact met ons opnemen via de contactgegevens aan het begin van deze verklaring.

Wanneer uw vraag of klacht niet naar tevredenheid is opgelost, dan kunt u contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens, http://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Wijzigingen privacyverklaring

Wij behouden ons het recht voor deze privacyverklaring aan te passen. U zult, indien noodzakelijk, op de hoogte worden gebracht van een wijziging. In deze verklaring wordt altijd de laatste datum van wijziging aangegeven. Eerdere versies zijn ook te raadplegen.

Datum privacyverklaring: 8 mei 2018

Datum laatste wijziging: 06 februari 2024